Aktenablieferung
Die Verwaltungsstellen sind dazu verpflichtet, ihre Unterlagen bis zum Entscheid über deren Archivwürdigkeit aufzubewahren. Ohne Zustimmung des Staatsarchivs dürfen keine Unterlagen vernichtet werden.
Die Verwaltungsstellen bieten ihre Unterlagen dem Staatsarchiv in periodischen Abständen an. Übernommen und dauernd aufbewahrt werden jedoch nur archivwürdige Unterlagen. Damit sind jene Unterlagen gemeint, die rechtlich, administrativ, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wertvoll sind. Diese Bewertung führt das Staatsarchiv in Zusammenarbeit mit der anbietenden Amtsstelle durch. Die Ergebnisse werden in einer gegenseitig unterzeichneten Ablieferungsvereinbarung festgehalten. Die Überlieferung dieser Unterlagen dient sowohl der Verwaltung als auch der Öffentlichkeit und der Forschung, indem:
- Verwaltungsstellen von nur noch selten benötigten Unterlagen entlastet werden
- staatliches Handeln nachvollziehbar bleibt
- authentische Quellen zur regionalen Geschichte überliefert werden
Archiviert werden gegenwärtig vor allem Unterlagen auf Papier. Die Übernahme von digitalen Unterlagen stellt besondere Anforderungen an die dauerhafte Aufbewahrung. Das Staatsarchiv arbeitet im Verbund mit den anderen Schweizer Archiven an Strategien zur langfristigen Archivierung von elektronischen Unterlagen.
Kontakt: Brigitte Schmid, Telefon intern 56 88 oder brigitte.schmid@zg.ch
