Aktenaufbewahrung

Das Staatsarchiv gibt Hinweise, wie Archivräume in der Verwaltung beschaffen sein sollen und was bei Schadenfällen zu tun ist.

Archivräume in den Verwaltungsstellen

Die Verwaltungsstellen und die Gerichte verwalten ihre Unterlagen innerhalb der administrativen Aufbewahrungsfristen selbst. Die Archivräume in den Verwaltungsstellen (Vorarchive) sollten folgende Bedingungen erfüllen:

• Raumklima: Temperatur und Luftfeuchtigkeit sollten möglichst konstant sein (ca. 18°C, ca. 50 % relative Luftfeuchtigkeit). Geeignet sind z. B. trockene Kellerräume oder fensterlose Abstellräume.
• Sicherheit: Der Vorarchivraum muss vor unbefugtem Zutritt geschützt sein. Er darf nicht durch Dritte und für andere Zwecke benutzt werden.
• Elementarschäden: Die Räume sollten ausreichend gegen Wasser, Feuer und andere Gefahren geschützt sein.

Massnahmen bei Schadenfällen

Wasser, Feuchtigkeit, Hitze und Feuer stellen eine grosse Gefahr für Schriftgut dar und können gravierende Schäden hinterlassen, wenn nicht sofort und sachgerecht gehandelt wird. Deshalb ist bei einem Schadenfall im Vorarchiv unverzüglich das Staatsarchiv zu informieren, damit die geeigneten Massnahmen in die Wege geleitet werden können. Keinesfalls dürfen in eigener Regie vermeintliche Rettungsaktionen unternommen werden, die oft noch mehr Schaden anrichten. Nach einem Wassereinbruch sind z.B. Heissluftgeräte oder Heizkörper zum Trocknen völlig ungeeignet (vorzeitige Papieralterung, Schimmelpilzbefall).

Kontakt:
Staatsarchiv Telefon 041 728 56 80 
Bei Schadenfällen ausserhalb der Bürozeiten: Telefon 041 724 33 22 (Mibag)